California Court Okays Hour Rounding Policy

In  AHMC  Healthcare,  Inc.  v.  Letona,  decided  earlier  this  week,  a  California  state  of  appeals  court  considered  an  employer's  use  of  a  time  clock  rounding  system  and  whether  it  violated  California  Labor  Law.  While  it  is  a  California  case,  it  rests  on  the  federal  regulation  governing  time  rounding  found  in  29  CFR  §  785.48  and  is  thus  an  instructive  case  for  all  employers  who  use  or  are  thinking  about  adopting  a  rounding  policy. 

The  employer’s  time  system  rounded  employees'  time  in  and  out  and  for  meal  breaks  to  the  nearest  quarter  hour  instead  of  using  exact  punch  times, resulting in the plaintiffs losing a few hours of pay over an extended period. Other employees came out even, while others were overpaid.

Time  rounding  is  expressly  permitted  under  §  785.48(b),  which  allows  employers  to  round  to  the  nearest  five  minutes  or  to  the  nearest  one-tenth  or  quarter  of  the  hour.  As  long  as  the  rounding  system  averages  out  over  time,  i.e.,  neither  overly  favors  the  employee  or  the  employer,  the  system  is  typically  valid.  The goal  is  to  have  a  facially  neutral  policy.  This  does  not  mean  that  it  must  be  neutral  for  every  employee  for  every  pay  period.  According  to  the  court,  that  would  "undercut  the  purpose"  and  "gut  the  effectiveness  of  the  typical  rounding  policy."  So  long  as  time  rounded  averages  out  over  time  and  there  is  no  evidence  that  the  employer  is  using  the  rounding  system  to  overpay  lower  paid  employees  while  underpaying  higher  wage  earners,  systems  like  those  at  AHMC  Healthcare  are  well  within  California  (and  federal)  law.

Employers  often  face  off-the-clock  claims,  especially  where  the  employer's  doors  are  open  early  and  employees  arrive,  punch  in  and  go  about  their  personal  business  before  starting  work.  There  is  no  wage  violation  if  the  employer  does  not  pay  the employee  for  the  time  she  attended  to  personal  business,  something  §  785.48(a)  expressly  addresses.  However,  it  leaves  employers  susceptible  to  the  cagey  employee  who  claims  she  was  working  during  the  few  minutes  between  her  punch  in  time  and  scheduled  start  time.  A  proper  rounding  policy  can  effectively  eliminate  this  type  of  off-the-clock  claim,  which  is  typically  brought  as  a  class  or  collective  action.  Those  employers  that  are  worried  about  such  off-the-clock  claims  or  have  other  concerns  about  employee  timeliness  should  consider  whether  a  rounding  system  will  properly  address  such  concerns,  providing  a  benefit  to  both  the  employee  and  employer  alike.